Patient in DentalManager anlegen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Patientenakte ist das Erste, was Sie in einer Zahnarztsoftware anlegen, und das Letzte, was Sie sich leisten können, falsch zu machen. Alles andere in der Praxis — die Agenda, das Odontogramm, der Behandlungsplan, die offenen Salden, das gedruckte Rezept — hängt an dieser einen Akte.

Dieser Leitfaden zeigt, wie man einen Patienten in DentalManager anlegt, auf die richtige Art: was Sie prüfen, bevor Sie etwas eintippen, welche Felder wichtig sind, was Sie in der ersten Minute nach dem Speichern tun sollten und welche Fehler eine Patientenliste nach und nach leise beschädigen.

1. Warum die Patientenakte über alles Weitere entscheidet

Eine Zahnarztpraxis verliert keine Zeit, weil ein Formular langsam ist. Sie verliert Zeit, weil die Akte unvollständig angelegt und dann drei Jahre lang repariert wurde: hier eine falsche Telefonnummer, dort ein fehlender Zahnarzt, für dieselbe Person eine zweite Akte, weil sich die Schreibweise geändert hat. Den Tagesgeschäftsteil davon zeigt unser Leitfaden zum Verwalten von Patientenakten in DentalManager: Akte öffnen, Sitzungen schreiben, Berechtigungen und Datenhygiene. Wenn der erste Patient im System steht, erfahren Sie, wie der restliche erste Tag abläuft, in Mit DentalManager Cloud starten.

Vollständige Akten sind das, was Automatisierung funktionieren lässt. Erinnerungen brauchen eine gültige Telefonnummer oder E-Mail-Adresse. Recall-Auswertungen brauchen ein Geburtsdatum, um die richtige Person zu identifizieren. Der Kalender des Zahnarzts zeigt ausschließlich die Patienten, die diesem Zahnarzt zugeordnet sind. Druckbare Dokumente ziehen Name und Adresse direkt aus der Akte — eine unvollständige Akte bedeutet also ein unvollständiges Rezept.

Wenn Sie das große Bild möchten: unser Leitfaden zu wie Zahnarztsoftware bei der Verwaltung von Patientenakten hilft erklärt, was eine moderne Akte enthalten muss, und wie man Zahnarzt-Patientenakten organisiert beschreibt die Gewohnheiten, die eine Liste sauber halten, sobald sie einige hundert Personen überschreitet.

2. Zuerst suchen: die Duplikatprüfung, die 5 Sekunden dauert

Bevor Sie etwas anlegen, tippen Sie in die Patientensuche: Nachname, Handynummer oder Geburtsdatum. Erscheint ein Treffer, öffnen Sie diese Akte, statt eine neue anzulegen. Diese eine Gewohnheit verhindert das häufigste Datenproblem in Zahnarztpraxen.

Duplikate entstehen meist auf drei Wegen:

• Abweichende Schreibweise — „Smith“ und „Smyth“, „Jonas“ und „Jones“, ein Sonderzeichen, das heute getippt und morgen vergessen wird.
• Wiederkehrende Patienten — jemand war vor zwei Jahren da und wird erneut registriert, weil vorher niemand gesucht hat.
• Familienmitglieder — ein Elternteil bucht für ein Kind, und beide Akten enden mit derselben Telefonnummer und unterschiedlichen Schreibweisen desselben Nachnamens.

3. Einen Patienten in DentalManager anlegen, Schritt für Schritt

Der gesamte Ablauf läuft im Browser. Es gibt nichts zu installieren, und jedes Teammitglied mit Zugang zum Praxis-Konto kann ihn ausführen.

Schritt 1 — Mit Google anmelden

Öffnen Sie DentalManager und melden Sie sich mit dem Google-Konto Ihrer Praxis an. Sie landen im Kalender, mit dem gesamten Arbeitsbereich in der oberen Navigation: Termine, Patienten, Dokumente und Einstellungen.

Schritt 2 — Vor der Anlage suchen

Nutzen Sie das Suchfeld mit dem Nachnamen, der Handynummer oder dem Geburtsdatum. Wenn die Person bereits existiert, öffnen Sie die vorhandene Akte und hören Sie hier auf — alles, was Sie gleich eintippen wollten, steht bereits darin.

Schritt 3 — Neuen Patienten hinzufügen öffnen und die Identitätsfelder ausfüllen

Tragen Sie den vollständigen Namen genau so ein, wie er auf Rezepten und Bescheinigungen stehen soll, sowie das Geburtsdatum. Das Geburtsdatum ist der zweite Schlüssel, der einen Patienten identifiziert, wenn Namen unterschiedlich geschrieben werden — geben Sie es so ein, wie es im Ausweis steht.

Schritt 4 — Die Kontaktdaten ergänzen, die das System wirklich nutzt

Geben Sie die Handynummer und die E-Mail-Adresse ein. An diese beiden Felder gehen Bestätigungen, Erinnerungen und Recall-Nachrichten — ein leeres Telefonfeld bedeutet, dass die Praxis wieder manuell anrufen muss. Ergänzen Sie außerdem die Anschrift, wenn Sie Dokumente drucken oder Zahlungsübersichten versenden.

Schritt 5 — Den zuständigen Zahnarzt zuweisen

Wählen Sie den Zahnarzt, der diesen Patienten behandeln wird. Der Patient erscheint dann in dessen Kalender und Patientenliste — genau das verhindert, dass eine Praxis mit mehreren Zahnärzten allen die Patienten aller anderen zeigt. In einer Praxis mit bis zu vier Zahnärzten ist das der Unterschied zwischen einer gemeinsamen Liste und vier sauberen Listen.

Schritt 6 — Ergänzen Sie, was Sie über die Person wissen

Füllen Sie die Felder aus, die Sie ohnehin parat haben: Ausweisnummern, sofern Ihr Land sie verwendet, und vor allem Medikamente und Allergien. Ein bei der Anlage gespeicherter Medikamentenhinweis ist ein klinisches Sicherheitsnetz, das die meisten Praxen erst nach einem Vorfall ergänzen.

Schritt 7 — Speichern und Akte öffnen

Speichern Sie die Akte. Die Patientenakte öffnet sich mit dem Odontogramm, den klinischen Sitzungen, Behandlungen und Zahlungen sowie den druckbaren Dokumenten — Sie können den ersten Termin buchen, ohne die Seite zu verlassen.

4. Die Felder, die am meisten zählen (und was passiert, wenn sie leer bleiben)

Die Regel ist einfach: Tragen Sie alles ein, was Sie während des Telefonats ohnehin vor sich haben. Eine Akte später zu korrigieren bedeutet, die Akte zu öffnen, das Feld zu suchen und es trotzdem einzutippen — der einzige Unterschied ist, wann Sie dafür bezahlen.

5. Die ersten 60 Sekunden nach dem Speichern

Eine Akte für sich ist ein Name in einer Liste. Nützlich wird sie in dem Moment, in dem Sie die Arbeit daran aufhängen:

• Termin buchen, während der Patient noch am Apparat ist — die genauen Schritte und das Verhalten der Google-Calendar-Synchronisation finden Sie unter wie man einen Termin in DentalManager erstellt.
• Odontogramm öffnen und vorhandene Befunde markieren, damit die klinische Historie beim ersten Besuch beginnt und nicht beim dritten.
• Erste Sitzung dokumentieren mit Datum, kurzer Beschreibung und beteiligten Zähnen. Sitzungen werden dem Ersteller zugeordnet, sodass die klinische Akte klar bleibt, wenn mehrere Personen denselben Patienten behandeln.
• Behandlung und Zahlung erfassen, wenn der Patient einen Plan beginnt: Gesamtbetrag, gezahlter Anteil, Raten und Status. Das Dashboard zeigt sie dann unter ausstehend oder überfällig statt auf einem Zettel.
• Drucken, was gebraucht wird — Bescheinigung, Rezept oder Zahlungsübersicht — direkt aus der Akte.

Für den umgebenden Ablauf zeigt Recall-Systeme für Zahnarztpraxen, was sechs Monate später mit den Akten zu tun ist, und wie man eine Zahnarztpraxis effizienter macht ordnet die Patientenregistrierung in den größeren Tagesablauf ein.

6. Wer im Team darf einen Patienten anlegen?

In DentalManager ist die Patientenanlage bewusst offen, das klinische Schreiben bewusst geschlossen:

Diese Aufteilung zählt am Empfang: Die Rezeption kann einen neuen Patienten mitten im Telefonat registrieren, ohne eine Behandlung oder Zahlung verändern zu können. Und weil Sitzungen und Zahlungen ihren Ersteller festhalten, bleibt die Verantwortung sichtbar, wenn mehrere Zahnärzte dieselbe Person behandeln.

7. Wie DentalManager Cloud Patientendaten sicher und geordnet hält

DentalManager Cloud ist für Praxen gebaut, die eine Akte pro Patienten wollen statt eines Ordners, einer Tabelle und eines Notizbuchs. Die Patientenakte ist das Zentrum des Produkts:

• Unbegrenzte Patienten zu einer festen Pauschale von $20 pro Monat für die gesamte Praxis — keine Gebühr pro Akte und keinen Sitzplatzpreis für den Empfang.
• Bis zu 4 Zahnärzte, jeder mit eigenem Kalender und eigener Patientenliste, dazu Assistenten und Sekretäre mit eigenen Rollen und Berechtigungen.
• Interaktives Odontogramm, das an jeder Akte hängt, sodass die klinische Historie Zahn für Zahn gelesen wird statt als Text durchgescrollt wird.
• Zahlungen und Raten, die pro Patient und pro Zahnarzt verfolgt werden, mit ausstehenden und überfälligen Beträgen sichtbar auf dem Dashboard.
• Google-Anmeldung und rollenbasierter Zugriff, sodass die Akte über dasselbe Konto geschützt ist, das Ihr Team ohnehin nutzt.
• Oberfläche auf Englisch, Spanisch, Deutsch und Portugiesisch, mit druckbaren Dokumenten in mehreren Sprachen.

Schnellübersicht: Patient richtig anlegen

Häufig gestellte Fragen