Termin in DentalManager erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die meisten Terminprobleme in einer Zahnarztpraxis liegen nicht an der Agenda selbst. Sie entstehen durch Buchungen, die gleichzeitig an drei Orten leben: in einem Papier-Notizbuch, in einem persönlichen Google Calendar und in dem Praxissystem, das an diesem Nachmittag niemand geöffnet hat.

Dieser Leitfaden erklärt, wie man einen Termin in DentalManager erstellt: den Buchungsablauf, den das ganze Team befolgen sollte, jedes Feld der Terminmaske, wie mehrere Zahnärzte einen Arbeitsbereich teilen und wie Erinnerungen und Google-Calendar-Synchronisation den Tag im Griff behalten.

Sind die Grundlagen vorhanden, stellt sich die nächste Frage, wie viel des Terminplans die Software übernehmen kann: siehe KI für die Zahnarztterminplanung.

1. Der Buchungsablauf, den Ihr Team befolgen sollte

Software repariert keinen kaputten Ablauf — sie macht einen guten schneller. Der folgende Workflow hält den Empfang um 8:45 Uhr morgens ruhig:

• 1. Abnehmen und zuordnen. Der Patient ruft an oder antwortet auf eine Erinnerung. Zuerst den Namen oder die Handynummer suchen — wenn er neu ist, die Akte in unter einer Minute mit wie man einen Patienten in DentalManager anlegt anlegen.
• 2. Anlass und Länge wählen. Eine Kontrolle und eine Kronenvorbereitung dauern nicht gleich lang. Entscheiden Sie die Dauer, bevor Sie in den Kalender schauen, nicht erst danach.
• 3. Den Slot im Kalender des Zahnarzts wählen. Schauen Sie auf den echten Tag: der richtige Zahnarzt, die richtige Länge, keine Überschneidung mit der Mittagspause oder dem Hygiene-Termin, der sich verspätet.
• 4. Bestätigen, solange der Patient noch am Apparat ist. Wiederholen Sie Datum, Uhrzeit und bei wem er vorspricht. Die Bestätigung bei der Buchung ist das, was die Erinnerung später nützlich macht.
• 5. Die Erinnerung das Nachfassen übernehmen lassen. Bestätigung und Erinnerung vor dem Besuch erreichen den Patienten automatisch, sodass der Empfang nicht den ganzen Tag über die Terminliste anrufen muss.

Für die Prinzipien dahinter — Blockzeiten, Puffer-Slots und der Ansatz Bestätigen-oder-Freigeben — lesen Sie bewährte Praktiken der Terminplanung in der Zahnarztpraxis und wie man einen Zahnarzt-Terminplan organisiert.

2. Einen Termin in DentalManager erstellen, Schritt für Schritt

Schritt 1 — Kalender öffnen

Melden Sie sich mit Google an und gelangen Sie in die Kalenderansicht. Sie sehen den Tag, die Woche und die bereits gebuchten Termine des Zahnarzts, mit dem Sie arbeiten — jeweils mit eigenen Farben pro Zahnarzt.

Schritt 2 — Auf Tag und Uhrzeit klicken

Wählen Sie den leeren Slot zur gewünschten Zeit. Die Terminmaske öffnet sich mit Datum und Startzeit, die bereits aus Ihrer Klickposition vorbelegt sind — nichts muss neu getippt werden.

Schritt 3 — Titel und Patient eingeben

Geben Sie dem Termin einen Titel, der auf dem Handy gut lesbar ist: Patientenname plus Anlass — zum Beispiel „M. Silva · Reinigung“. Ein klarer Titel verhindert, dass eine zweite Person denselben Slot erneut bucht.

Schritt 4 — Datum, Uhrzeit und Dauer festlegen

Prüfen Sie das Datum, passen Sie bei Bedarf die Startzeit an und setzen Sie die Dauer. Die Dauer ist das, was den Rest des Tages schützt: ein 60-Minuten-Block für eine Kronenvorbereitung sagt allen, dass der Stuhl belegt ist, und nicht bloß „beschäftigt“.

Schritt 5 — Den zuständigen Zahnarzt wählen

Weisen Sie den Termin dem Zahnarzt zu, der den Patienten behandeln wird. Der Besuch erscheint dann in dessen Kalender — und in dessen Google Calendar — statt in einer gemeinsamen Liste zu schweben, der niemand gehört.

Schritt 6 — Beschreibung ergänzen

Nutzen Sie die Beschreibung für alles, was das Team wissen sollte, bevor der Patient sich hinsetzt: „Erstbesuch, Panorama-Röntgen nötig“, „Krone mitbringen“, „Patient bevorzugt Nachmittag“. Ein Satz hier spart später ein Gespräch an der Rezeption.

Schritt 7 — Speichern und synchronisieren lassen

Speichern Sie. Der Termin erscheint im Praxiskalender und wird in den Google Calendar des Zahnarzts gespiegelt. Der Patient erhält die Bestätigung, und die Erinnerung wird vor dem Besuch eingeplant.

3. Jedes Terminfeld erklärt

Die Gewohnheit, die sich wirklich lohnt, ist exakte Dauerangabe. Praxen, die ihren Tag überbuchen, unterschätzen zuerst die Terminlänge und kritisieren danach den Plan als unrealistisch.

4. Mehrere Zahnärzte, ein Arbeitsbereich

Eine Praxis mit zwei oder vier Zahnärzten braucht nicht vier Systeme. Sie braucht einen Arbeitsbereich, in dem jeder Zahnarzt seine eigene Ansicht behält:

• Bis zu 4 Zahnärzte, jeder mit eigenem Kalender und eigener Patientenliste, damit niemand versehentlich den Tag eines anderen bearbeitet.
• Assistenten und Sekretäre können die Agenda je nach Rolle sehen und buchen, ohne Zugriff auf klinische Sitzungen oder Zahlungen.
• Eine gemeinsame Wahrheit. Die Rezeption bucht einmal, und jeder Zahnarzt sieht den korrekten Stand des Tages — keine weitergeleiteten Screenshots, kein „Hat jemand Dr. Ramos Bescheid gesagt?“
• Google-Calendar-Synchronisation in beide Richtungen, sodass eine Änderung vom Handy auf dem Weg in den Behandlungsraum bereits im Praxiskalender sichtbar ist.

Wenn Sie vergleichen, wie andere Werkzeuge Kalender mehrerer Behandler handhaben, setzen die beste Terminplanungssoftware für Zahnärzte und wie man eine Zahnarztpraxis effizienter macht die Terminplanung in den größeren betrieblichen Kontext.

5. Erinnerungen und Bestätigungen: der günstigste Weg gegen Nichterscheinen

Sobald ein Besuch gebucht ist, erhält der Patient eine automatische Bestätigung und vor dem Termin eine Erinnerung. Diese eine Mechanik beseitigt die zwei größten Ursachen für leere Stühle: den Patienten, der es vergessen hat, und den Empfang, der nie Zeit zum Anrufen hatte.

Praxen, die automatische Erinnerungen mit einer klaren Stornoregel verbinden, berichten durchgängig von weniger Nichterscheinen und weniger kurzfristigen Stornierungen. Die Mechanik wird ausführlich in wie man Terminausfälle in der Zahnarztpraxis reduziert behandelt, während wie man kurzfristige Zahnarzttermine füllt zeigt, was mit den Lücken zu tun ist, die dennoch entstehen.

6. Verschieben, Stornieren und Umplanen

Öffnen Sie den Termin, ändern Sie Datum, Uhrzeit oder den zuständigen Zahnarzt oder löschen Sie ihn. Weil die Synchronisation in beide Richtungen funktioniert, erscheint die Änderung auch im Google Calendar des Zahnarzts — ein stornierter Besuch überlebt also nicht als Geisterbuchung auf jemandes Handy.

Drei Gewohnheiten halten einen Kalender ehrlich:

• Lassen Sie einen stornierten Slot nie unbetreut — verschieben Sie den Termin oder geben Sie die Zeit frei, damit ihn jemand anders übernehmen kann.
• Umplanen statt löschen, wenn der Patient nur auf einen anderen Tag wechselt; die Historie des Besuchs bleibt erhalten.
• Schreiben Sie den Grund in die Beschreibung, wenn ein Besuch verschoben wird, damit die nächste Person, die die Akte öffnet, versteht, warum.

7. Wie DentalManager Cloud die gesamte Agenda führt

DentalManager Cloud behandelt den Kalender als Zentrum der Praxis und nicht als ein weiteres Modul:

• Google-Calendar-Synchronisation in beide Richtungen — in DentalManager erstellte Termine erscheinen in Google, und Änderungen aus Google kommen im Praxiskalender zurück.
• Automatische Bestätigung und Erinnerung vor jedem Besuch, sodass Nichterscheinen vom System bekämpft wird und nicht vom Gedächtnis der Rezeption.
• Bis zu 4 Zahnärzte mit getrennten Kalendern, dazu unbegrenzte Assistenten und Sekretäre mit rollenbasiertem Zugriff.
• Termine mit der Akte verbunden: vom Kalender zum Odontogramm, zur Sitzungsnotiz, zur Behandlung und zur Zahlung, ohne das System zu wechseln.
• Feste Pauschale von $20 pro Monat für die gesamte Praxis, mit allem enthalten und einer kostenlosen 7-Tage-Testversion ohne Kreditkarte.

Schnellübersicht: Terminlängen, die den Tag realistisch halten

Halten Sie jeden Tag eine kurze Notfall-Lücke offen. Praxen, die jeden Tag bis zur letzten Minute planen, verschieben am Ende zahlende Patienten, um jemanden ohne Termin unterzubringen — genau so verliert ein Terminplan seine Glaubwürdigkeit.

Häufig gestellte Fragen