Cómo gestionar tratamientos en DentalManager
- Un tratamiento en DentalManager es un registro clínico y financiero en una sola línea: fecha, dientes implicados, título, descripción, valor total, financiación, importe pagado, saldo pendiente, fecha de pago y estado.
- Sesión, odontograma y tratamiento son tres vistas de la misma visita. La sesión dice qué ocurrió, el odontograma lo muestra diente a diente y el tratamiento dice cuánto cuesta y qué queda pendiente.
- El estado es el motor del seguimiento. OK está saldado, PENDENTE está abierto y ATRASADO está vencido; los vencidos se ordenan por encima en la lista de cobros para que nada se pierda de vista.
- Los plazos viven dentro del tratamiento. El total financiado, el importe pagado y el saldo por cobrar se actualizan con cada pago registrado, así que la cifra que citas nunca es una copia aparte.
- Solo el dentista tratante o un administrador pueden crear, editar o borrar tratamientos y pagos: asistentes y recepción mantienen acceso de lectura a toda la situación sin poder alterar el dinero. DentalManager Cloud cuesta 20 dólares al mes para toda la clínica.
Un plan de tratamiento es donde se decide el ingreso odontológico y donde después se pierde en silencio. El diagnóstico ocurre en el sillón, el paciente acepta verbalmente al salir y tres semanas después nadie sabe cuáles de las cuarenta recomendaciones de hace un mes siguen sin tratar, porque estaban escritas en una hoja, presupuestadas de memoria y sin vincularse a nada.
Esta guía explica cómo gestionar tratamientos en DentalManager: qué contiene un registro de tratamiento, cómo crear uno correctamente en menos de un minuto, cómo el estado y los plazos convierten una lista de recomendaciones en una lista de seguimiento, y quién puede modificar qué. Si la ficha del paciente te resulta nueva, empieza por cómo gestionar los registros de pacientes en DentalManager; si todavía no hay paciente, nuestra guía de cómo crear un paciente en DentalManager cubre el alta primero.
1. Qué contiene un registro de tratamiento
Cada tratamiento es el registro de un procedimiento. No es una lista de cosas pendientes ni un total acumulado: es una acto clínico con su propio valor, su propio historial de pagos y su propio estado.
| Campo | Qué guarda | Por qué importa |
|---|---|---|
| Fecha | El día en que se realizó o se planificó el procedimiento | Es lo que permite ordenar una lista de tratamientos e informar por meses |
| Dientes | Los dientes seleccionados, que alimentan el odontograma | Vincula el dinero a una zona concreta de la boca y no a una línea de texto |
| Título y descripción | Qué se hizo y cualquier nota clínica | El siguiente profesional lo lee en lugar de reconstruirlo de memoria |
| Valor | El precio total del procedimiento | La referencia del presupuesto que el paciente aceptó |
| Financiado | Si el tratamiento se paga en cuotas | Cambia el saldo de «pagar en una vez» a «pagar a lo largo del tiempo» |
| Importe pagado | Todo lo recibido hasta ahora por este tratamiento | El único número fiable, porque no se teclea dos veces |
| Saldo por cobrar | Valor menos importe pagado | Lo que recepción realmente pide en la caja |
| Fecha de pago | Cuándo se recibió el dinero | Distingue a un pagador lento de un paciente al que simplemente no has reclamado |
| Estado | OK, PENDENTE o ATRASADO | El único campo que convierte un registro en una tarea |
El principio de diseño es sencillo: lo clínico y lo financiero no deben poder separarse. Si el valor vive en un sitio y los pagos en otro, uno de los dos acabará mal. Para el argumento completo, consulta software dental con gestión de tratamientos y cómo funciona el software de facturación dental.
2. Cómo crear un tratamiento
Todo ocurre en el navegador, dentro de la ficha del paciente. No hay un módulo aparte que abrir ni ningún paso de importación.
Paso 1 — Abre el paciente
Busca por apellido, número de móvil o fecha de nacimiento y abre la ficha. Un tratamiento solo puede existir asociado a un paciente, y ese es justamente el punto: el registro tiene un único hogar.
Paso 2 — Inicia el tratamiento
En el área de tratamientos de la ficha, empieza uno nuevo y fija la fecha y los dientes implicados. Seleccionar los dientes aquí es lo que los marca en el odontograma, de modo que la carta clínica y la factura nunca discrepen sobre qué se trató.
Paso 3 — Escribe el título y la descripción
El título debe ser legible para alguien que no estaba en la sala: el nombre del procedimiento, no una abreviatura que solo entienda la clínica. La descripción lleva el detalle: qué se hizo, materiales y todo lo que el siguiente dentista deba saber antes de tocar ese mismo diente.
Paso 4 — Introduce el valor y las condiciones de pago
Escribe el valor total. Si el paciente paga en cuotas, marca el tratamiento como financiado y registra el primer pago. El importe pagado y el saldo por cobrar se derivan entonces de esos dos números y no de un cálculo aparte hecho de memoria.
Paso 5 — Fija el estado y guarda
Un tratamiento sin pagar está PENDENTE. Cuando el saldo llega a cero pasa a OK. Si se pasa la fecha acordada sin liquidarlo, pasa a ATRASADO. Al guardar se cierra la entrada: no hay un paso de envío aparte.
3. Sesión, odontograma y tratamiento: cuándo usar cada uno
Estos tres objetos se confunden a menudo, y mezclarlos es el problema de calidad de datos más habitual en el software dental. Responden a preguntas distintas.
| Objeto | Pregunta que responde | Quién lo escribe |
|---|---|---|
| Sesión | Qué ocurrió en esa visita y quién lo registró | El dentista tratante o un administrador |
| Odontograma | Cuál es el estado de cada diente ahora mismo | Se actualiza a partir de los tratamientos y sesiones que referencian un diente |
| Tratamiento | Qué se recomendó o se realizó, por cuánto y qué queda pendiente | El dentista tratante o un administrador |
La regla práctica: una sesión lleva fecha y descripción; un tratamiento lleva valor y es facturable. Si una entrada no tiene valor ni saldo, es una sesión. Si tiene valor y saldo, es un tratamiento. Registrar un tratamiento como sesión deja el dinero fuera del sistema; registrar una sesión como tratamiento le pone un precio a algo que nunca se facturó.
Las sesiones y los pagos también llevan su autor. En una clínica donde varios dentistas tratan al mismo paciente, solo quien creó la entrada puede editarla o borrarla: una regla de seguridad de datos que protege las notas clínicas de un dentista frente a la corrección de otro.
Tratamientos, pagos y estado en un solo registro
Cada procedimiento con sus dientes, su valor, su plan de pago y su saldo, asociado al paciente y visible para todo el equipo.
Empieza tu prueba gratuita de 7 días4. El estado: cómo los tratamientos se convierten en una lista de seguimiento
Tres estados, y cada uno implica una acción distinta. Este es el campo que hace útil una lista de tratamientos en lugar de decorativa.
| Estado | Significado | Quién actúa y cuándo |
|---|---|---|
| OK | Saldado: valor cubierto, nada pendiente | Ninguna acción. Queda como historial y alimenta tus cifras de producción |
| PENDENTE | Abierto: aceptado o realizado, saldo por cobrar | Recepción, en la caja y a fin de mes |
| ATRASADO | Vencido: la fecha de pago acordada ya pasó | Prioridad: los vencidos se ordenan primero en la lista de pendientes y vencidos |
Como la lista ordena vencidos por delante de pendientes, la clínica nunca tiene que elegir entre dos saldos un mal día. El dinero más antiguo sale primero por defecto. Este es el mecanismo que hay detrás de software dental con seguimiento de pagos y hace que qué debe incluir el software de facturación sea una pregunta de lista de verificación y no una preferencia.
5. Registrar pagos y planes en cuotas
La mayor parte del valor de un tratamiento en odontología general llega como una entrada y un resto, ocasionalmente repartidos en meses. DentalManager lo guarda en el propio tratamiento.
- Abre el tratamiento desde la ficha del paciente.
- Márcalo como financiado si se paga a lo largo del tiempo en vez de en una sola vez.
- Registra cada pago a medida que entra — entradas y cuotas por igual — contra ese tratamiento concreto.
- Deja que el saldo se recalcule. El importe pagado se acumula y el saldo baja; no hay un segundo sitio que mantener.
- Vigila el estado. Al llegar a cero pasa a OK; si antes se pasa la fecha acordada, pasa a ATRASADO.
Dos reglas mantienen esto limpio. Primera: nunca ajustes un saldo a mano para hacerlo desaparecer: registra el pago o anota el motivo, porque una corrección silenciosa es el camino por el que se pierde una deuda real. Segunda: registra la entrada el mismo día en que se cobra, no cuando el paciente dice queagnon va a pagar. Un tratamiento sin pago registrado es indistinguible de un tratamiento que nadie ha pagado, y no puedes reclamar lo que no ves.
6. Quién puede gestionar los tratamientos
Los tratamientos y los pagos son las entradas más sensibles del sistema, así que DentalManager los restringe de forma deliberada.
| Rol | Ver tratamientos y saldos | Crear / editar / borrar tratamientos y pagos |
|---|---|---|
| Dentista | Sí | Sí: sus propias entradas |
| Administrador | Sí | Sí |
| Asistente | Sí | No |
| Recepción | Sí | No |
Esta separación merece entenderse en lugar de sortearla. Recepción ve exactamente lo que debe el paciente —que es lo que hace posible una conversación segura en la caja— sin poder alterar una entrada clínica ni borrar un pago. Y cuando varios dentistas tratan al mismo paciente, cada profesional edita y borra las sesiones y los pagos que creó, y ningún otro. Es una regla de seguridad de datos, no una limitación.
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Ver servicios de desarrollo web7. Seguir los tratamientos que se presentaron pero no se aceptaron
Un tratamiento que nunca se registró no se puede seguir. Ese único hecho explica la mayor parte de la fuga en la mayoría de las clínicas, y por eso va antes que cualquier técnica de venta.
- Registra lo que recomendaste, no solo lo que realizaste. Todo el valor de la lista es la diferencia entre esas dos columnas.
- Filtra por estado cada mes. Lo que lleva semanas en PENDENTE es una conversación que no estás teniendo.
- Separa el bloqueo económico de la duda. En un estudio con más de 500 pacientes realizado con el Boston Consulting Group, el 54 % no plaza de tratamientos que estaba considerando seriamente y el 26 % lo atribuyó a una combinación de falta de información y ansiedad, no solo al precio. Ambos requieren respuestas distintas.
- Ofrece cuotas en lugar de descuento. Un tratamiento financiado conserva el valor completo y elimina el motivo más común del retraso.
- Reserva la siguiente cita antes de que el paciente salga. Un paciente que dice sí y no encuentra hora ha expressesdo intención, no aceptación.
Las referencias solo sirven aquí como estímulo. Encuestas recientes del sector sitúan la aceptación media en torno al 45 %, con el grupo de mejor rendimiento cerca del 75 %, y la tasa media de finalización de casos en el 42 %. Sea cual sea tu número, la lista de tratamientos es donde sabrás si es un problema de comunicación o de administración, y ambos tienen arreglos completamente distintos. Los sistemas de recall dental cubren la otra mitad del trabajo: traer al paciente de vuelta.
8. Errores frecuentes y cómo evitarlos
| Error | Lo que cuesta | Qué hacer en su lugar |
|---|---|---|
| Registrar tratamientos en papel o en una hoja de cálculo | El plan y la factura se separan en semanas | Un tratamiento por procedimiento, dentro de la ficha del paciente |
| Dejar los dientes en blanco | El odontograma y la factura describen dientes distintos | Selecciona los dientes: son dos clics y el odontograma se actualiza |
| Anotarlo todo al final del día | Reconstrucciones en vez de registros; tratamientos olvidados | Cerrar la ficha del paciente con el tratamiento guardado |
| Olvidar registrar la entrada | Un tratamiento sin pagar parece un paciente sin pagar | Registrar el dinero el mismo día que se cobra |
| Editar saldos a mano para ponerlos a cero | Deudas reales desaparecen sin rastro | Registrar el pago o documentar la condonación de forma deliberada |
| No revisar nunca la lista de PENDIENTES | Los saldos envejecen en silencio y la aceptación deja de medirse | Treinta minutos cada lunes, empezando por los vencidos |
Referencia rápida: gestionar los tratamientos correctamente
| # | Acción | Cómo se ve bien |
|---|---|---|
| 1 | Abre el paciente correcto | Buscado por apellido, móvil o fecha de nacimiento antes de empezar |
| 2 | Fija la fecha y los dientes | El odontograma se actualiza a partir de los dientes seleccionados |
| 3 | Escribe un título y una descripción legibles | Claro para un compañero que no estuvo en la sala |
| 4 | Introduce el valor y la financiación | El saldo se deriva y nunca se teclea aparte |
| 5 | Registra la entrada el mismo día | El importe pagado y el estado reflejan la realidad al instante |
| 6 | Registra cada cuota al llegar | Ningún tratamiento sin pagar parece pagado |
| 7 | Pasa a ATRASADO al vencerse la fecha | El dinero vencido se prioriza automáticamente |
| 8 | Revisa PENDIENTE cada lunes | Cada plan presentado tiene un responsable y una acción siguiente |
| 9 | Nunca edites un saldo a mano | Cada cambio tiene un pago o un motivo documentado |
| 10 | Cierra la ficha antes de que salga el paciente | Sesión, odontograma y tratamiento guardados y coherentes |
Preguntas frecuentes: gestionar tratamientos en DentalManager
Un tratamiento es el registro clínico y financiero de un procedimiento. Contiene la fecha, los dientes implicados, el título y la descripción, el valor total, si está financiado, el importe pagado, el saldo pendiente, la fecha de pago y un estado. Como el detalle clínico y el dinero viven en la misma entrada, un tratamiento no puede decir una cosa y facturar otra.
Abre la ficha del paciente desde el buscador, inicia un tratamiento nuevo en el área de tratamientos, fija la fecha y selecciona los dientes implicados —eso también los marca en el odontograma—. Escribe el título y la descripción, introduce el valor total, márcalo como financiado si el paciente paga en cuotas y registra el primer pago. Pon el estado en PENDENTE y guarda. Se tarda menos de un minuto y no hay paso de envío aparte.
Una sesión es una nota clínica fechada sobre lo que ocurrió en una visita, con su lista de dientes y su autor. Un tratamiento es el registro valorado y facturable de un procedimiento, con pagos y estado. La regla práctica: si una entrada no tiene valor ni saldo, es una sesión; si tiene valor y saldo, es un tratamiento. Ambas pueden referenciar los mismos dientes y ambas alimentan el odontograma.
OK significa que el tratamiento está saldado y no queda nada pendiente. PENDENTE significa que está abierto —realizado o aceptado— con un saldo por cobrar. ATRASADO significa que la fecha de pago acordada ya pasó sin liquidarse. El panel de pendientes y vencidos coloca los vencidos primero, así que el dinero más antiguo se trabaja antes que el más reciente sin que nadie tenga que ordenar una lista.
Marca el tratamiento como financiado y registra cada pago a medida que llega contra ese tratamiento concreto. El importe pagado se acumula y el saldo baja automáticamente: no hay una segunda cifra que mantener en una hoja de cálculo. Cuando el saldo llega a cero el estado pasa a OK; si antes se pasa la fecha acordada, pasa a ATRASADO y sube a la cabeza de la lista de vencidos.
Solo dentistas y administradores. Asistentes y recepción pueden ver tratamientos, saldos y las listas de pendientes y vencidos, de modo que pueden mantener una conversación informada en la caja, pero no pueden alterar una entrada clínica ni borrar un pago. Cuando varios dentistas tratan al mismo paciente, cada profesional puede editar y borrar las sesiones y los pagos que ha creado, y ningún otro: es una regla de seguridad de datos, no una limitación del software.
Sí, si eres el dentista o el administrador que lo creó. Sesiones, tratamientos y pagos conservan su autor, y solo quien lo creó o un administrador puede editar o borrar esa entrada. Esto importa en una clínica con varios dentistas: una corrección siempre es posible sobre tu propio trabajo, y nunca sobre el registro clínico de un compañero sin su intervención.
Registra lo que recomendaste, no solo lo que realizaste; si no, la diferencia queda invisible. Después revisa cada semana la lista de PENDENTE, empezando por las entradas ATRASADO. Separa el motivo antes de actuar: una investigación reciente con pacientes encontró que el 54 % no plaza de tratamientos queconsideraba seriamente y que el 26 % lo atribuyó a falta de información y ansiedad más que al precio. Los bloqueos económicos responden a las cuotas; las dudas responden a la explicación y a reservar la siguiente cita antes de que el paciente salga.
Cada tratamiento registrado, cada saldo visible
Tratamientos con dientes, valor, financiación y estado; sesiones y odontograma en la misma ficha del paciente; listas de pendientes y vencidos que colocan primero el dinero más antiguo.
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