Cómo empezar a usar DentalManager Cloud
- Empezar es una tarea de navegador, no un proyecto. Inicia sesión con Google, invita al equipo por correo, registra pacientes y reserva — $0 de instalación, sin instalador, sin servidor.
- El orden importa más que la velocidad: cuenta → roles del equipo → primeros pacientes → primera cita → tratamientos abiertos → pagos. Saltarse los roles funciona el día uno y crea desorden para el día cinco.
- Importa por lotes, no en bloque. Primero los pacientes activos, después el historial — una agenda que funcione gana a una base de datos perfecta.
- Los permisos están integrados desde el principio: solo los dentistas y los administradores crean o editan sesiones, pagos y documentos impresos; los asistentes y la recepción obtienen lo que necesitan sin acceso financiero.
- La demo de 7 días es la prueba general: tu agenda real, sin tarjeta de crédito, cancela cuando quieras — la demo termina cuando sabes que encaja.
1. Qué necesitas antes de empezar
Tres cosas, y ninguna de ellas es un departamento de TI:
- Un navegador en cualquier dispositivo — portátil, sobremesa o la tableta de recepción. No se instala nada, así que no hay ninguna versión que comprobar.
- Una conexión a internet — la misma que la clínica ya usa.
- Una cuenta de Google — el acceso se realiza a través de Google, que es también como las invitaciones llegan a tu equipo.
No hay hardware que comprar, ninguna clave de licencia que recibir y ningún ingeniero que concertar. Si quieres ver el producto completo antes de comprometerte, el recorrido completo por DentalManager Cloud recorre cada módulo en el orden de abajo.
2. Crea tu cuenta (2 minutos)
- Abre dentalmanager.myarassoftware.com y elige Iniciar sesión con Google.
- Elige la cuenta de Google que debe ser propietaria del espacio de trabajo de la clínica — normalmente la del dueño de la clínica o la cuenta administrativa principal.
- Confirma el nombre de la clínica. Esa es toda la configuración: sin tarjeta de crédito, sin formularios, sin coste de instalación.
Empieza con tu propia agenda
Abre el espacio de trabajo ahora y termina esta guía con él abierto en la pestaña de al lado. Tu primera cita puede reservarse hoy.
Empieza tu prueba gratuita de 7 días3. Invita a tu equipo y asigna los roles
Hazlo el día uno, antes del primer paciente. Cada persona recibe una invitación por correo y un rol:
| Rol | Quién encaja | Qué puede hacer |
|---|---|---|
| DENTIST | Cada dentista de la clínica | Sesiones y tratamientos, odontograma, pagos, impresión — acceso clínico y financiero completo |
| ADMIN | Propietario o responsable de oficina | Todo lo operativo: pacientes, citas, pagos, documentos |
| SECRETARY | Recepción | Agenda, pacientes, confirmaciones y recordatorios — sin editar pagos |
| AUXILIAR | Asistentes | Trabajo diario junto al sillón con la agenda y los registros de pacientes |
La regla que hay debajo de la tabla: solo los dentistas y los administradores crean o editan sesiones, registran pagos e imprimen certificados, recetas y extractos de pago. Recepción puede llevar todo el día sin tocar nunca la capa financiera — lo cual es más rápido y más seguro que un único inicio de sesión compartido para todos.
Cómo se comporta cada rol en el sistema en vivo también se cubre en cómo gestionar registros de pacientes en DentalManager.
4. Registra tus primeros pacientes
No intentes importarlo todo de una vez. La división útil es:
- Pacientes activos — cualquiera con una cita en las próximas semanas. Regístralos primero; son los que el calendario va a pedir mañana.
- Saldos abiertos — pacientes con dinero por cobrar, para que su saldo aparezca en las listas de pendientes desde el día uno.
- Archivo e historial — el resto, por lotes durante los días siguientes cuando haya tiempo.
Crear un paciente es una operación de una sola pantalla: datos básicos, datos de contacto, listo. El recorrido completo está en cómo crear un paciente en DentalManager.
5. Reserva tu primera cita real
Este es el momento en que el software empieza a ganarse su sitio o se queda en proyecto. Reserva una cita que exista de verdad — la limpieza de mañana, la revisión de esta tarde — y observa qué ocurre:
- La visita aparece en la agenda de DentalManager y, a través de la sincronización bidireccional con Google Calendar, en el calendario propio del dentista.
- Los recordatorios y confirmaciones automáticos llegan al paciente, que es donde de verdad empieza la reducción de inasistencias.
- Desde esa cita en adelante, el día puede llevarse desde la agenda en lugar de desde un cuaderno.
Cada opción de agendamiento — duraciones, dentistas, cancelaciones — se detalla en cómo agendar una cita en DentalManager.
6. Registra tratamientos y pagos abiertos
El dinero es donde un sistema de gestión demuestra de qué sirve, así que merece hacerse bien durante la primera semana:
- Añade los tratamientos en curso — qué está planeado, qué ha empezado, qué queda. Cada uno lleva un estado: OK, PENDENTE o ATRASADO.
- Registra los pagos a medida que ocurren, para que los saldos se mantengan al día en lugar de reconstruirse más tarde.
- Abre los paneles — listas de pendientes y vencidos por dentista y por paciente. Esas dos pantallas sustituyen el ritual mensual de la hoja de cálculo.
El flujo desde el plan de tratamiento hasta el cobro se explica paso a paso en cómo gestionar tratamientos en DentalManager y cómo seguir los pagos en DentalManager.
Y un límite que conviene conocer desde el principio: DentalManager Cloud está construido para citas, registros, tratamientos y pagos — no para el procesamiento de reclamaciones a aseguradoras. Si la automatización de reclamaciones es crítica en tu mercado, déjala en tu lista de verificación mientras evalúas (véase DentalManager Cloud vs. software dental tradicional).
7. Tu checklist de la primera semana
| Día | Haz esto | Hecho significa… |
|---|---|---|
| Día 1 | Crea la cuenta e invita al equipo con sus roles | Todos han iniciado sesión en su propio dispositivo |
| Día 1 | Registra pacientes activos y reserva una cita real | La visita aparece en la agenda y en Google Calendar |
| Día 2–3 | Añade tratamientos abiertos y registra pagos | Los saldos aparecen en los paneles de pendientes |
| Día 4–5 | Reserva toda la agenda de la semana en el software | Recepción deja de abrir el calendario antiguo |
| Día 6–7 | Registra los pacientes restantes por lotes y revisa la lista de pendientes | Puedes responder «quién debe qué» con un solo clic |
¿Y la web de tu clínica?
DentalManager es la mitad de la presencia digital de una clínica. La otra mitad es una web que los pacientes puedan encontrar y desde la que puedan reservar — nosotros también la diseñamos y la construimos.
Descubre nuestro servicio de diseño web8. Errores que conviene evitar en la primera semana
- Un único inicio de sesión compartido para todos. Destruye el modelo de permisos: usa invitaciones y roles, para que una secretaria no pueda editar pagos y la traza de auditoría siga teniendo sentido.
- Intentar migrar una década de historial el día uno. Los lotes funcionan; las importaciones heroicas fallan — y se llevan por delante la buena voluntad de todo el equipo.
- Reservas guardadas «solo esta semana» en el calendario antiguo. El trabajo en paralelo tiene fecha de caducidad; después de la primera semana, el software debe ser el único lugar donde se escriben las visitas nuevas.
- Registrar pacientes pero no tratamientos. Sin tratamientos abiertos no hay saldos, y sin saldos el panel de pendientes — la pantalla más útil del sistema — se queda vacío.
- Saltarse el momento de decisión de la demo. La prueba de 7 días existe para saber si encaja antes de cualquier compromiso; úsala, y si no encaja, vete — no hay contrato.
Si tu clínica funciona hoy con software instalado y estás sopesando primero el cambio en sí, empieza por la comparativa: si el software dental en la nube es seguro responde a la pregunta de seguridad, y el recorrido por el producto responde a la pregunta de «¿hace mi trabajo?».
Cómo es el primer mes
Al final de la primera semana, la agenda y el dinero viven en un solo sistema. Para la segunda semana, el hábito está fijado: citas creadas en el mostrador, confirmaciones enviadas automáticamente, pagos registrados cuando ocurren. Para la cuarta semana, las dos pantallas que cambian el mes de un responsable de clínica son rutina — la lista de pendientes por dentista y la lista de vencidos por paciente, ambas al día sin que nadie construya una hoja de cálculo.
La suscripción es de $20 al mes para toda la clínica, hasta 4 dentistas, todas las funciones, sin coste de instalación, sin contrato. Nada más espera al otro lado de la prueba: ningún proyecto de implantación, ninguna factura por plaza, ninguna hoja de ruta de mejoras. Empiézala, haz una semana real y quédate con ella solo si la segunda semana es más fácil sin ella — que no lo será.
Preguntas frecuentes: empezar con DentalManager Cloud
Abrir la cuenta lleva unos minutos: inicias sesión con Google y el espacio de trabajo de la clínica está listo. Invita al equipo, registra los primeros pacientes y reserva la primera cita — la mayoría de clínicas hace funcionar su agenda real el mismo día en que se registra.
No. Funciona en el navegador de cualquier dispositivo — sin instalación, sin servidor local, sin actualizaciones que aplicar. Solo necesitas una conexión a internet y una cuenta de Google.
No. La demo de 7 días no necesita tarjeta de crédito. Después son $20 al mes para toda la clínica — sin coste de instalación, sin cuota por dentista, sin contrato, cancela cuando quieras.
Invita por correo y asigna uno de cuatro roles: DENTIST, ADMIN, AUXILIAR o SECRETARY. Solo los dentistas y los administradores crean y editan sesiones, registran pagos e imprimen documentos; los asistentes y la recepción trabajan con la agenda y los registros sin acceso financiero.
No — empieza por los pacientes activos, después por los saldos abiertos y al final el historial por lotes. La meta del día uno es una agenda que funcione, no una base de datos perfecta; las clínicas que lo importan todo de una vez son las que con más probabilidad abandonan la herramienta.
Sí — sincronización bidireccional. Las visitas reservadas en DentalManager aparecen en el Google Calendar del dentista, y los recordatorios y confirmaciones se envían a los pacientes automáticamente para reducir las inasistencias.
Sí — exactamente para eso está la demo gratuita de 7 días. Citas reales, pacientes reales, saldos reales, tu equipo probando sus propios roles. Sin tarjeta de crédito, sin contrato — y si no encaja, simplemente dejas de usarlo.
Mantén el proceso antiguo funcionando junto a DentalManager durante la primera semana: las visitas nuevas entran en el software y a las preguntas históricas sigue respondiéndolas la fuente antigua. Cuando el equipo deje de consultar el calendario antiguo, el cambio estará completo.
Cinco minutos de aquí a tu primera cita
Inicia sesión con Google, invita a tu equipo y reserva la visita de mañana. La demo es gratis durante 7 días y no necesita tarjeta de crédito.
Empieza tu prueba gratuita de 7 días